Importowanie danych kontaktowych do Profitroom CRM

Profitroom CRM to miejsce, w którym powinna być umieszczona baza Twoich klientów, którzy byli gośćmi Twojego hotelu i z którymi chciałbyś utrzymywać relacje. Poprzez umieszczenie ich w CRM-ie oprócz zebrania w jednym miejscu wszystkich informacji na temat klienta (m.in. numer telefonu, adres e-mail, dane adresowe) widzisz całą historię kontaktu z nim.

Kontakty do systemu możesz dodać na dwa sposoby - dodając pojedyncze osoby (poprzez formularz dodawania kontaktu) lub importując gotowe bazy danych w formacie CSV. W tym artykule dowiesz się, jak możesz dodawać lub aktualizować kontakty osób poprzez import pliku w formacie CSV.

Jakie dane można zaimportować do Profitroom CRM?

Możemy zaimportować dane osobowe, np. listy kontaktów wyeksportowane z PMS lub dane z Social Wifi. Dane, które możemy zaimportować to:

  • imię
  • nazwisko
  • e-mail
  • zgoda marketingowa
  • numer telefonu
  • język
  • ulica i numer domu/mieszkania
  • kod pocztowy
  • miasto
  • województwo
  • kraj
  • dodatkowe informacje - można wpisać dodatkowe informacje o kontakcie

Uwaga 1: Aby zaimportować plik z danymi kontaktowymi, każdy rekord musi zawierać przynajmniej:

  • e-mail lub telefon oraz
  • język
  • zgoda marketingowa (wartość TAK lub YES lub 1)

Do Profitroom CRM możemy zaimportować kontakty z pliku w formacie csv. Plik powinien mieć kodowanie UTF-8 i maksymalny rozmiar 10 MB. Pliki, które nie spełnią takich wymagań, nie zostaną poprawnie zaimportowane.

Uwaga 2: Dane kontaktowe bez zgody marketingowej nie zostaną zaimportowane!

Jak prawidłowo przygotować plik csv do importu w CRM?

Poniżej przedstawiam krótką instrukcję, jak prawidłowo przygotować plik do importu danych w CRM.

  1. Wyeksportuj dane kontaktowe z PMS’a i zapisz je w formacie csv. Pamiętaj, żeby wybrać kodowanie UTF-8!
  2. Sprawdź, czy każdy zapisany rekord z danymi ma e-mail lub telefon oraz język, w jakim powinna być prowadzona korespondencja z gościem. Pamiętaj, rekordy bez e-maila lub telefonu oraz zgody marketingowej nie zostaną zaimportowane do systemu!
  3. Sprawdź, czy e-mail ma informację o zgodzie marketingowej. Kolumna zgoda marketingowa powinna mieć jedną z takich wartości:
    • TAK lub tak
    • 1
    • TRUE lub true
    • YES lub yes
    • jakakolwiek inna wartość lub jej brak oznacza, że nie ma zgody marketingowej i kontakt nie zostanie zaimportowany 
  4. Sprawdź, czy plik ma kolumnę język wg standardu ISO 639-1. Jeżeli w pliku nie będzie kolumny język albo innej kolumny, z której można przypisać język plik nie zostanie zaimportowany.
  5. Sprawdź w jaki sposób zapisane są dane, np. czy imię i nazwisko ma pierwszą wielką literę.
  6. Wartości w kolumnie “kraj” muszą być zgodne ze standardem ISO 3166-1 alfa-2, np. dla Polaka w kolumnie “język” powinna być wartość PL i w kolumnie “kraj" PL.

Przykłady pliku z kolumnami i wartościami, jakie można zaimportować do CRM:

Minimalna liczba danych w pliku:

E-mail Zgoda marketingowa Język
anna.testowa@gmail.com TAK PL
andy.test@gmail.com TAK EN

 Maksymalna liczba danych w pliku:

Imię  Nazwisko  E-mail Zgoda  marketingowa  Nr telefonu  Język  Ulica i nr domu/mieszkania Kod pocztowy Miasto  Województwo   Kraj   Dodatkowe informacje
Anna Testowa anna.testowa@gmail.com TAK  48123456789  PL Nowa 5D/18 00-123 Warszawa mazowieckie PL Przyjeżdza z psem
 Caroline  Testovsky  coroline.testovsky@gmail.com  TAK   EN Manhattan 25th 89658 New York   US  

 

Importowanie pliku w CRM krok po kroku.

Aby zaimportować plik, należy wejść do zakładki “Kontakty” i kliknąć “Importuj kontakty”.

Po kliknięciu otworzy się wizard importu, w którym wybieramy typ kontaktu Osoby* plik do importu oraz separator pliku, czyli sposób rozdzielenia kolumn w plikach csv. Najczęściej może być niż przecinek lub średnik.

Po wyborze prawidłowego separatora, klikamy Przypisz dane i przechodzimy do kolejnego kroku, gdzie widzimy rozdzielone kolumny z pliku wraz z wartościami. W tym widoku możemy w prosty sposób przypisać wartości z importowanego pliku do dostępnych pól, jakie są dostępne w systemie.

Po przypisaniu odpowiednich pól, następuje import pliku. Przechodzimy do kroku podsumowania, z którego możemy otworzyć listę kontaktów lub historię importów.

W raporcie Historia importu kontaktów pojawi się informacja o postępie importu, a po jego zakończeniu podsumowanie ile kontaktów zostało zaimportowanych oraz ile z nich było błędnych. Kliknięcie na wierszu importu zawierającego błędy, wyświetla szczegółowe informacje na ich temat.

Po prawidłowym zaimportowaniu, w zakładce Kontakty pojawią się nowo dodane oraz zaktualizowane kontakty.

Po wejściu w szczegóły zaimportowanego kontaktu zobaczymy zaimportowane dane np. e-mail, telefon lub adres korespondencji.

*Obecnie umożliwiamy import kontaktów indywidualnych. W przyszłości planujemy rozszerzenie o kontakty firm i organizacji.