RODO: Systemy Profitroom zgodne z wymogami unijnymi

Od ponad 10 lat dostarczamy hotelom narzędzia, które umożliwiają ich gościom dokonywanie rezerwacji online. W trakcie procesu rezerwacji dokonujemy przetwarzania danych osobowych gości. Nasze systemy zapisują m.in. imię i nazwisko gości, ich adres oraz dane kontaktowe. Oznacza to, że musimy zwrócić szczególną uwagę na wymogi, które wejdą w życie 25 maja 2018 roku.

RODO (GDPR) to nowe unijne rozporządzenie, zawierające zbiór reguł dotyczących przechowywania i zarządzania danymi osobowymi. Zasady te zapewnią większe bezpieczeństwo konsumentom, którzy coraz częściej udostępniają swoje dane osobowe różnym podmiotom. Jednocześnie, oczekują oni wysokich zabezpieczeń w przetwarzaniu danych, w celu zachowania prywatności.

Dostosowanie się podmiotów do zasad RODO jest wymogiem nałożonym na wszystkie kraje członkowskie. Ich nieprzestrzeganie będzie się wiązać z wysokimi karami finansowymi w wysokości do 20 000 000 € lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu firmy z poprzedniego roku obrotowego.

Aby zapewnić hotelom zgodność z prawem, od wielu miesięcy dostosowujemy nasze systemy i produkty do wymogów RODO. Wprowadzane przez nas aktualizacje, nie tylko zapewniają wysokie bezpieczeństwo gościom hotelowym, ale również pracownikom hoteli pracującym z dużymi zbiorami danych.

Jakie zmiany w produktach Profitroom?

Aby zapewnić pełną zgodność z RODO, wprowadzamy zmiany we wszystkich kluczowych produktach Profitroom, m.in. Profitroom Booking Engine.

Profitroom Booking Engine

  1. Dostęp do danych gości tylko przez 12 miesięcy. Od 25 maja 2018 r. systemy teleinformatyczne powinny przetwarzać dane osobowe konsumentów w rozsądnie ograniczonym czasie. W przypadku Booking Engine zdecydowaliśmy o przetwarzaniu danych gości do 12 miesięcy od daty wymeldowania gościa z obiektu. Po przekroczeniu tego terminu dane osobowe gości nie będą możliwe do odczytu. Tym samym zapewniamy gościom hotelowym prywatność na rozsądnym poziomie. O fakcie przetwarzania danych przez 12 miesięcy, goście będą informowani w trakcie dokonywania rezerwacji. 
  2. Nowy regulamin rezerwacji. Razem z naszymi doświadczonymi specjalistami w zakresie prawa, przygotowaliśmy nową treść regulaminu, którą goście hotelowi muszą zaakceptować przed dokonaniem rezerwacji. Treść regulaminu będzie również możliwa do wydruku lub pobrania jako plik PDF. Nowy regulamin został przygotowany ze szczególnym uwzględnieniem wszelkich aspektów prawnych, o których mówi nowe “rozporządzenie o ochronie danych osobowych”. Jesteśmy przekonani, że nowa treść regulaminu gwarantuje wysokie bezpieczeństwo zarówno hotelom, jak i gościom, w procesie obsługi rezerwacji dokonanych w Profitroom Booking Engine.
  3. Ukrycie danych gości w powiadomieniach mailowych. Aby zapewnić ograniczony terminowo dostęp do danych osobowych gości, zdecydowaliśmy o usunięciu danych osobowych gości w powiadomieniach o nowych rezerwacjach wysyłanych na skrzynkę mailową hotelu. Oczywiście niezmiennie każda wiadomość dotycząca nowych rezerwacji będzie zawierać link kierujący do szczegółów rezerwacji w platformie Profitroom Suite. Dzięki tej zmianie zapewnimy gościom brak przetwarzania danych gości po upłynięciu 12 miesięcy od wymeldowania z obiektu.
  4. Podwyższone bezpieczeństwo przechowywania danych. Wprowadzamy dodatkowe zabezpieczenia informatyczne, które mają na celu zapewnienie najwyższego bezpieczeństwa w przechowywaniu danych osobowych. Tym samym, odczyt danych będzie możliwie najlepiej zabezpieczony przed osobami nieupoważnionymi. Dane osobowe gości będą przechowywane w formie zaszyfrowanej. Jedynie użytkownicy wyznaczeni przez hotel będą mieli możliwość łatwego odczytu danych w Profitroom Suite. 

Masz pytania? Skontaktuj się z nami!

Aby uzyskać więcej informacji o zgodności naszych produktów z RODO zachęcamy do kontaktu. Prosimy o przesłanie pytań na adres rodo@profitroom.com